Notice d’information relative à la protection des données personnelles

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1. Finalités et bases juridiques du traitement

Dans le cadre de l’exercice de ses missions d’intérêt public, l’Office national de l’accueil, ci-après « l’ONA », administration agissant sous l’autorité du Ministre de la Famille, des Solidarités, du Vivre ensemble et de l'Accueil recueille et traite certaines de vos données à caractère personnel en exécution de ses obligations légales prévues par :

L’ONA ne traite vos données à caractère personnel que dans le cadre desdites attributions, ce qui comprend :

  • le traitement des dossiers : l’ONA traite les informations qui vous concernent dans l’objectif d’une gestion optimale de votre dossier ;
  • la gestion de la relation avec l’administré : il est possible que l’ONA vous demande des retours sur ses services lors d’enquêtes, dans le but d’améliorer ses services à l’administré ;
  • la fourniture de services les mieux adaptés : l’ONA collecte des informations sur votre personne lorsque vous vous rendez sur son site web, notamment via le formulaire de contact, ainsi que lorsque vous vous rendez dans l’un de ses bâtiments administratifs ou lorsque vous contactez l’ONA par téléphone, courrier ou courriel. Le personnel de l’ONA procède alors à l’analyse de vos données pour identifier vos besoins.
  • la sécurisation des structures : l’ONA collecte des informations sur votre personne lorsque vous vous rendez dans l’un de ses bâtiments administratifs ou dans l’une de ses structures afin d’assurer la sécurité des biens et des bâtiments, des personnes hébergées, des visiteurs ainsi que des prestataires de services et du personnel y travaillant.

2. Responsable du traitement des données à caractère personnel

L’ONA, en sa qualité de responsable du traitement, traite vos données personnelles conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

3. Modalités de traitement

3.1. Données traitées

Les données recueillies par l’ONA ne peuvent parvenir que de l’enregistrement volontaire de vos données à caractère personnel, notamment par l’utilisation de formulaires ou par déclaration au personnel de l’ONA.

Lorsque vous faites appel aux services de l’ONA ou lorsque vous vous rendez dans l’un de ses bâtiments administratifs ou l’une de ses structures, les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

  • les données d’identification, telles que le nom, prénom, date et lieu de naissance, le numéro d’identification, l’adresse email, l’adresse IP de votre PC ou de votre téléphone portable ;
  • les données relatives à votre situation sociale et familiale, telles que votre statut marital, vos enfants ;
  • les données sur les comportements en ligne, par ex. les pages visitées sur le site public ;
  • les données concernant vos besoins dont vous faites part à l’ONA ;
  • les données audiovisuelles, par ex. les vidéos des caméras de surveillance ;
  • les données reprises sur votre passeport ;
  • les données relatives à votre santé.

Le traitement sera effectué à l’aide de documents sur papier ou à l’aide de moyens électroniques, sur base des principes de licéité, loyauté, transparence et proportionnalité, afin de sauvegarder à tout moment la confidentialité de vos données et vos droits, en respectant les dispositions de la législation en vigueur.

3.2. Catégories de destinataires des données traitées

Les données collectées sont consultables par un nombre limité d’agents de l’ONA dans le cadre de l’exercice de leurs missions et conformément aux dispositions des précitées lois du 18 décembre 2015 et du 4 décembre 2019.

Les données traitées ou partie d’entre elles, nécessaires à l’accomplissement des missions d’intérêt public ou à la poursuite des intérêts légitimes de l’ONA et de ses agents, sont susceptibles d’être communiquées/rendues accessibles à d’autres autorités compétentes (en particulier la Direction générale de l’immigration, l’inspection sanitaire du Ministère de la Santé et de la Sécurité Sociale, les services du Ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse), à des partenaires (en particulier la Croix-Rouge, Caritas, ASTI, CLAE, CEFIS) et à des prestataires de services.

Tout transfert de vos données vers des pays tiers ou des organisations internationales effectué par l’ONA dans le cadre strict de ses missions est conforme au RGPD.

4. Vos droits

En vertu de la législation applicable en matière de protection des données, vous disposez de certains droits, dont notamment :

  • un droit d’information ;
  • un droit d’accès à ses données personnelles ;
  • un droit de rectification ;
  • un droit à l’oubli ;
  • un droit d’exiger la limitation du traitement ;
  • un droit à la portabilité ;
  • un droit d’opposition ;
  • un droit de retrait de son consentement.

5. Comment exercer vos droits

Pour toute information concernant le traitement de vos données à caractère personnel par l’ONA et pour toute demande relative à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’ONA :

  • par courriel : dpd@ona.etat.lu
  • par voie postale :
    Office national de l’accueil
    A l’attention du délégué à la protection des données
    5, rue Carlo Hemmer
    L-1734 Luxembourg
  • par téléphone : (+352) 247 75798

Dans un souci de confidentialité et de protection des données, l’ONA pourra s’assurer de votre identité avant la délivrance des informations demandées.

Le RGPD vous confère également le droit d'introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle nationale, la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), établie à 1, avenue du Rock’n’Roll à L-4361 Esch-sur-Alzette - www.cnpd.lu

6. Protection de vos données personnelles

L’ONA s’est doté de toutes les mesures appropriées pour garantir la protection, la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles.

En cas de constat d’une violation des données à caractère personnel, l’ONA notifie ce fait à la CNPD au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance.

Au cas où cette violation concerne vos données à caractère personnel et si l’incident est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, l’ONA vous en informera dans les meilleurs délais.

7. Conservation

L’ONA conserve vos données durant la durée nécessaire au traitement de votre dossier.

Une fois votre dossier clôturé, vos données seront conservées à des fins administratives et d’archivage. Les durées de conservation dépendent des circonstances et des lois en vigueur. En tout état de cause, la conservation de ces données ne dépassera pas un délai de 10 ans.

8. Divers

L’ONA se réserve le droit de modifier à tout moment la présente notice afin de l’adapter aux modifications de traitement qui pourraient intervenir ou en vue de se conformer à la législation applicable. Toute mise à jour sera publiée sur le site internet de l’ONA (www.ona.lu).